Een stappenplan voor duurzaam HRM en employee experience

Op maandagochtend open je je mail en je ziet dat je door een recruiter bent benaderd voor een baan. “Wat een gave vacature!” denk je, en hoewel je eigenlijk een prima baan hebt ben je ook wel toe aan een nieuwe uitdaging. Je besluit in gesprek te gaan. De baan klinkt supertof, net als het bedrijf. Je wordt aangenomen en begint vol enthousiasme aan je nieuwe baan.
Fast forward 6 maanden later. Zondagavond lig je te woelen en te draaien, voor de zoveelste keer kun je niet slapen. Morgenochtend moet je weer aan het werk en je voelt weerstand in heel je lijf. Op maandagochtend open je je mail en je ziet dat je door een recruiter bent benaderd voor een baan. “Wat een gave vacature!” denk je, “zou dit dan wél de baan zijn waar ik me happy in ga voelen?” Je weet niet goed wat je moet doen. Je huidige ‘nieuwe’ baan nog een kans geven, of de handdoek in de ring gooien?

Het bovenstaande komt vaak voor. Iemand solliciteert op een nieuwe baan, is gemotiveerd, en wordt aangenomen. En dat is super. Alleen in een veel te groot deel van de gevallen komt diegene er eenmaal begonnen aan zijn nieuwe functie achter dat hij / zij helemaal niet lekker op zijn plek zit in die nieuwe rol. Waar ligt dat aan? Dat kan van alles zijn. Soms ligt het aan de persoon zelf, soms aan de organisatie, aan een slecht hiring process, aan de werkelijke functie-inhoud, of aan een combinatie van (al die - en meer) factoren.

De uitkomst blijft hetzelfde. Er is niet alleen kostbare tijd en energie verloren gegaan aan een plaatsing van een kandidaat, maar er is ook gevoelsmatig iets beschadigd: het vertrouwen. Niet alleen bij de kandidaat, maar ook bij de organisatie én bij de inhurende professional (bijvoorbeeld de recruiter / HR manager).



Beschadigd vertrouwen doet motivatie kelderen

De schade van het vertrouwen van de kandidaat in de organisatie is duidelijk: hij is niet happy in zin baan. Dit kan meerdere oorzaken hebben. Er was misschien geen goede selectie. Of er was geen degelijk onboardingstraject. Misschien duurde het weken voordat de nieuwe medewerker kon beginnen want er waren hardware, software, authenticatieprocedures, toegangspasjes en andere noodzakelijkheden niet in orde. De daadwerkelijke functie blijkt soms ook gewoon niet overeen te komen met wat vooraf was geschetst. En maar al te vaak is de sfeer in het team niet best.

De organisatie verliest op haar beurt het vertrouwen in de hiring procedure en in HR: waarom levert de nieuwe werknemer niet zoals verwacht? Waarom duurt het zo lang voordat iemand operationeel is? Waarom is de nieuwe nu al drie keer ziek geweest? Waarom schiet dat project maar niet op?

Hadden we deze persoon eigenlijk wel aan moeten nemen?

De hiring professional / HR raakt gefrustreerd: de kandidaat is niet blij en vraagt steeds om aandacht. “Dit is niet goed geregeld, dat lukt niet.” De organisatie is ook niet blij met ze. De organisatie wil namelijk resultaten zien - die maar steeds niet komen. En nieuwe kandidaten schud je ook niet zomaar uit je hoge hoed: talent is steeds schaarser. Om maar niet te spreken over de immense kosten van het opnieuw moeten doorlopen van de hele procedure (het aannemen en op operationeel niveau brengen van een nieuwe medewerker kost om en nabij een jaarsalaris van diezelfde medewerker. Buiten de salariskosten om).

Vertrouwen geschaad, motivatie gekelderd, enthousiasme gedaald tot vriespunt. En de openstaande vacature? Die moet nog steeds worden ingevuld.


Pleisterwerk op een kapotte fundering

Als je je herkent in (één van) de bovenstaande rol(len), maar vooral in die van HR professional, dan weet je hoe lastig het is om verschillende belangen met elkaar in balans te brengen en om partijen tevreden te stellen en te houden. Je weet ook, dat goed verwachtingsmanagement één van de sleutels tot succes is. Het is lastig om in een hoog-competitieve omgeving op resultaat te moeten sturen. Wie schrijft, die blijft. En wie niet plaatst, komt laatst. Dat soort dingen.

Dus het moet snel, doeltreffend, praktisch opgelost worden. Vaak zijn oplossingen op het gebied van hiring, recruiting, detachering, en interim plaatsingen maar tijdelijke ‘oplossingen’.

Pleisterwerk.

Het ontbreekt simpelweg aan tijd en draagvlak voor het creëren van een breed gedragen, integrale oplossing bij alle betrokken partijen. En je weet: de muren pleisteren als de fundering rot is, heeft geen zin. Er blijven steeds nieuwe barsten in komen. Dit frustreert je, want het leidt je ook nog eens continu af van je échte taak: talenten zoeken, vinden, en begeleiden in hun (nieuwe) baan.

De kandidaat in dit verhaal? Die wil zich gewoon gehoord en gezien voelen. Die wil voelen dat hij/zij ertoe doet, dat zijn persoonlijke en professionele aanwezigheid en bijdrage ook echt gewenst en gewaardeerd is. Hij wil de mogelijkheid hebben om goed werk te kunnen leveren.

Dit komt overeen met wat de organisatie wil, namelijk dat er goede kwaliteit wordt geleverd (tegen zo laag mogelijke kosten). De organisatie wil continuïteit en niet telkens op de rem moeten vanwege een tekort aan operationele mankracht en onvervulde vacatures.

Het kan anders, beter.


Langzaam is duurzaam

Als je de situatie wat beter kijkt, zie je dat de belangen en verwachtingen grotendeels overeen komen. Iedereen wil kwaliteit en iedereen wil stappen zetten.

Dan moet het toch lukken om dit proces te verbeteren?

Dat lukt zeker. Het is alleen geen gemakkelijke weg. Het storten van een nieuwe fundering moet bedachtzaam gebeuren. Het is daarom ook niet de snelste weg naar snelle winst of snel veel plaatsingen. Het is wél de meest duurzame weg.

De HR professional of hiring manager bouwt op de lange termijn een naam en reputatie op van plaatsende partij die wél de juiste kandidaten weet te binden en deze op de juiste plekken weet te zetten.


Illstratie JPGjpg


Als organisatie met een duurzaam HRM beleid heb je geen last meer van leeg blijvende vacatures, continue onderbrekingen in de werkprocessen en werknemers die wel veel geld kosten maar door inefficiëntie niet (optimaal) kunnen worden ingezet.

Op de lange duur ben jij die organisatie die een inspirerend en motiverend onboardingstraject heeft dat loopt als Ajax tegen Real in de Champions League. (4-1 voor wie onder een steen lag) De organisatie waarbinnen werknemers kunnen floreren, waar ze trots op zijn om deel van uit te maken.

Je hoeft dan ook niet meer met een heel elftal aan recruiters op jacht naar talentvolle kandidaten: ze komen vanzelf bij je aankloppen omdat je organisatie erom bekend staat dat het dé plek is waar je superfijn kunt werken.

Waar je jezelf mag zijn.

Waar vertrouwen en openheid heersen, waar je zin hebt om ’s ochtends op te staan en naar je werk te gaan.



Stap 1: Zorg voor een open, transparante bedrijfscultuur.

Stap 2: Weet wat je verwacht van een kandidaat en kijk verder dan alleen een CV. Kom erachter wie de mens is over wie het CV is geschreven.

Stap 3: Begeleid nieuwe werknemers goed zodat ze zo snel mogelijk hun werk kunnen uitvoeren. Dit betreft zowel praktische zaken als ook het sociale aspect.

Stap 4: Maak er werk van om nieuwe medewerkers zo snel mogelijk deel te laten uitmaken van het team zodat het team als een goed geolied elftal aan het werk kan.
Stap 5: Regelmatig reflecteren op het functioneren. Dit is altijd tweerichtingsverkeer: sta ook open voor wat de werknemer over HR en/of organisatie te melden heeft. Zonder feedback ben je namelijk blind voor je eigen verbeterpunten.
Stap 6: Wees eerlijk naar elkaar. Als de samenwerking niet werkt, bespreek dit dan.

Stap 7: Gaan jullie wegen toch scheiden? Begeleid dan de werknemer naar het vinden van een nieuwe baan.

Optimale employee experience = duurzaam HRM

Klinkt als een utopie? Misschien. Maar er is een manier om de eerste stappen te zetten in de richting van dit ideaalbeeld. De training Duurzaam HRM & Employee Experience leert je de basis te leggen voor deze fundering; zodat jij en je collega’s je kunnen gaan bezighouden met waar het écht om gaat: goed werk te leveren. Wát je branche ook is.

Over de auteur:
Marlie van der Heijden is bedrijfsethicus en oprichter van Involve Ethics. Haar achtergrond is in de HR. Zij combineert haar ervaring en vaardigheden om professionals en managers te leren duurzaam HRM toe te passen in hun organisatie. Als marketing- en communicatie expert op het gebied van bedrijfsethiek helpt zij organisaties bovendien met de vormgeving en praktische implementatie van hun code of ethics, integriteitscodes, gedragsregels en algemene communicatie op het gebied van ethiek. Marlie is de bedenker van FunEthics en organiseert daarmee evenementen als Ethiek Culinair. Op sociaal vlak maakt zij zich sterk voor training en empowerment van vrijwilligers en mantelzorgers. Haar grootste hobby, naast lezen en schrijven, is schilderen. Ze is moeder van een dochtertje. Haar motto is “Een dag niet geleerd, is een dag niet geleefd”. Direct contact? marlie@involve-ethics.nl / 040-2407028

Automatisch op de hoogte blijven? Schrijf je in voor de nieuwsbrief van Involve Ethics.